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Neural Soft
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Caso de uso

Transcripción y resumen de llamadas y reuniones con IA

Convertimos llamadas de clientes y reuniones en resúmenes, tareas y datos para el CRM. El equipo se centra en la conversación y no en tomar notas.

  • Transcripción por turnos de palabra, en español, inglés u otros idiomas.
  • Resumen, acuerdos, próximos pasos y tono de la conversación.
  • Datos y tareas que llegan solos al CRM o a la herramienta del equipo.
Solicitar diagnóstico IA Ver ejemplos
Auriculares con micrófono junto a un portátil.

Cómo funciona

De la conversación a la tarea en el CRM

Funciona con la centralita, el móvil de empresa o las reuniones de Teams, Meet o Zoom.

  1. Se graba con aviso

    La persona sabe que la llamada se graba y para qué.

    Aviso al inicio de la llamada

  2. Se transcribe

    Voz a texto separando quién habla, aunque haya acentos o ruido.

    6 min · 2 hablantes

  3. Se resume y se extraen datos

    Motivo, acuerdos, tareas, fechas, importes y tono.

    Visita: jueves 10:00

  4. Llega al CRM

    Nota en la ficha del cliente y tareas asignadas.

    Tarea creada · técnico asignado

  5. Revisión humana

    Se revisa lo importante

    Quien atendió comprueba el resumen antes de cerrarlo.

    Editar · confirmar

Ejemplos

Lo que sale de cada conversación

Llamada de soporte

Llamada de 6 minutos

“El cliente explica que la impresora del almacén vuelve a fallar dos semanas después de la última visita y queda en que el técnico pase el jueves.”

Resumen

Avería repetida en la impresora del almacén. Segunda incidencia del mes; cliente molesto.

Acción
Visita técnica jueves 10:00
Prioridad
Alta (incidencia repetida)

Visita creada en el CRM

Llamada comercial

Llamada de 15 minutos

“Un posible cliente pregunta por el mantenimiento de 25 equipos, compara con su proveedor actual y pide propuesta antes de fin de mes.”

Resumen

Oportunidad de mantenimiento para 25 equipos. Le preocupa el tiempo de respuesta de su proveedor actual.

Siguiente paso
Enviar propuesta antes del 30
Objeción
Tiempo de respuesta

Oportunidad creada · tarea al comercial

Reunión interna

Reunión de 45 minutos en Teams

“Revisión mensual de operaciones con cinco personas. Se habla de retrasos en dos rutas, de un nuevo proveedor y de las vacaciones de agosto.”

Acta

Retrasos en las rutas norte y costa. Se probará el nuevo proveedor en septiembre.

Tareas
4, con responsable y fecha
Decisiones
2

Acta enviada a los asistentes

Dónde se conecta

Con las herramientas que ya usáis

  • Centralita en la nube (VoIP)
  • Microsoft Teams
  • Google Meet
  • Zoom
  • CRM
  • Correo y calendario

Antes y después

Menos notas, mejor memoria

Hoy

  • Se toman notas a mano mientras se habla, y se pierden detalles.
  • Las fichas del CRM se quedan sin actualizar.
  • Lo que se acordó en una reunión depende de quién se acuerde.
  • Nadie sabe qué quejas se repiten en las llamadas.

Con IA

  • La conversación queda transcrita y resumida.
  • El CRM se actualiza con cada llamada.
  • Cada reunión deja acta, tareas y responsables.
  • Se pueden analizar los motivos de llamada de todo el mes.

Privacidad

Grabar conversaciones exige hacerlo bien

  • Aviso y base legal

    Las personas deben saber que se graba y para qué. Revisamos el aviso y la base jurídica según el RGPD.

  • Datos bajo control

    Servicios con contrato de encargado del tratamiento, sin usar las grabaciones para entrenar modelos y con plazos de borrado.

  • Sin evaluar a las personas

    La herramienta resume conversaciones; no se usa para puntuar a los empleados, un uso que el AI Act considera de alto riesgo.

Guía visual · Transcripción y resumen

45 minutos
en una
página

De una reunión o una llamada solo hay que recordar unas pocas cosas: qué se decidió, quién hace qué y para cuándo. La IA las separa del resto.

01 · De la voz al acta

Toda la conversación, comprimida

Reunión mensual 45:00 · 5 personas

Acta

Retrasos en las rutas norte y costa. Se probará un nuevo proveedor.

Decisiones

  • Probar el nuevo proveedor en septiembre
  • Revisar las rutas norte y costa

Tareas

  • Luis · comparativa de tarifas · día 15
  • Ana · calendario de agosto · viernes

02 · Lo que se queda

La IA subraya; el resto se queda en la grabación

  1. Marta Buenos días. ¿Alguien sabe si ya arreglaron la cafetera?
  2. Luis Las rutas norte y costa siguen llegando tarde, sobre todo los lunes. Problema
  3. Ana Ya, el lunes pasado igual. Y con la lluvia, peor.
  4. Marta Pues probamos el nuevo proveedor en septiembre. Decisión
  5. Luis Yo preparo la comparativa de tarifas para el día 15. Tarea
  6. Ana Y yo cierro el calendario de vacaciones de agosto el viernes. Tarea

03 · Sin pasar notas a limpio

Cada cosa llega a su sitio

Correo

Acta a todos los asistentes

Tareas

Con responsable y fecha

CRM

Nota en la ficha del cliente, si es una llamada

Quien atendió la llamada o convocó la reunión revisa el resumen antes de enviarlo.

04 · Grabar, bien hecho

  • Se avisa.

    Las personas saben que se graba y para qué, con base legal según el RGPD.

  • Se protege.

    Contrato de encargado del tratamiento, sin entrenar modelos y con plazos de borrado.

  • No se puntúa.

    Resume conversaciones; no evalúa a los empleados, un uso de alto riesgo.

Neural Soft

neuralsoft.es · Reunión de ejemplo.

Descargar la infografía (PNG)
Mesa de reunión con un cuaderno y botellas de agua.

Reuniones

Todos salen de la reunión con lo mismo apuntado

Al terminar, cada asistente recibe el resumen, las decisiones tomadas y las tareas con su responsable. Nadie tiene que pasar las notas a limpio.

  • Decisiones y tareas separadas del resto de la conversación.
  • Cada tarea con su responsable y su fecha, si se mencionaron.
  • Si la reunión lo requiere, el resumen se revisa antes de enviarlo.

Método

Un piloto con un equipo y un tipo de conversación

  1. Elegir el ámbito

    Soporte, ventas o reuniones internas. Definimos qué datos hay que sacar de cada conversación y dónde deben acabar.

    Plantilla de resumen y destino de los datos

  2. Probar con conversaciones reales

    Conectamos la fuente, ajustamos los resúmenes y medimos la calidad con el equipo.

    Piloto funcionando con revisión humana

  3. Integrar y ampliar

    Automatizamos el paso al CRM y extendemos a otros equipos si el resultado convence.

    Integración con el CRM y guía de uso

Servicio relacionado

  • Automatización de procesos con IA

    Automatizamos tareas repetitivas usando IA para que tu equipo dedique menos tiempo a copiar datos, revisar documentos, clasificar solicitudes o preparar respuestas manualmente.

Formación relacionada

¿Tu equipo pasa horas pasando notas a limpio?

Cuéntanos qué conversaciones queréis aprovechar, con qué herramientas trabajáis y dónde debería acabar la información.

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