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Caso de uso

Asistente de RRHH con IA para la plantilla

Un asistente que responde a las dudas de la plantilla sobre vacaciones, permisos, nóminas y onboarding con las políticas de la empresa. Lo que necesita a una persona, lo pasa a RRHH.

  • Respuestas con la política o el convenio de origen.
  • Cada empleado solo accede a sus propios datos.
  • No toma decisiones sobre personas, y así se mantiene fuera del alto riesgo del AI Act.
Solicitar diagnóstico IA Ver qué hace y qué no
Agenda mensual abierta sobre un escritorio de madera.

Qué resuelve

Las preguntas que más se repiten en RRHH

Buena parte del tiempo de RRHH se va en responder dudas que ya están escritas en algún documento.

  • Vacaciones y permisos

    Días que quedan, cómo pedirlos, permisos retribuidos y plazos.

  • Nómina

    Qué significa cada concepto, cuándo se cobra y a quién preguntar si algo no cuadra.

  • Onboarding

    Primeros días, accesos, formación obligatoria y a quién acudir para cada cosa.

  • Políticas internas

    Teletrabajo, gastos, desconexión digital, igualdad o uso de la IA.

Ejemplos

Tres conversaciones habituales

Datos de ejemplo de una empresa ficticia.

Una duda resuelta

Pregunta de un empleado

“¿Cuántos días de vacaciones me quedan y con cuánta antelación tengo que pedirlos?”

Respuesta

Te quedan 9 días laborables de este año. Hay que solicitarlos con 15 días de antelación desde el portal del empleado.

Portal del empleado · Política de vacaciones, apartado 3

Una incorporación

Pregunta de una persona nueva

“Empiezo el lunes. ¿Qué tengo que hacer la primera semana?”

Respuesta

Día 1
Acogida y entrega de equipo
Días 2-3
Formación en prevención y protección de datos
Semana 1
Reunión con tu responsable

Plan de acogida 2026

Lo que pasa a una persona

Pregunta de un empleado

“Creo que en mi nómina de octubre falta el plus de nocturnidad.”

Derivación

El asistente no revisa ni corrige nóminas. Abre una consulta para Administración de personal con el mes y el concepto, y avisa al empleado del plazo de respuesta.

Consulta asignada a Administración de personal

IA responsable

Lo que hace el asistente y lo que no hace

El AI Act considera de alto riesgo los sistemas de IA que se usan para seleccionar personal, evaluar candidaturas o decidir ascensos, despidos o el reparto de tareas (anexo III). Las obligaciones de ese nivel se aplican desde el 2 de diciembre de 2027 y exigen gestión de riesgos, supervisión humana, registros e informar a la plantilla. Este asistente se diseña para quedarse fuera de ese terreno.

Lo que hace

  • Responde con las políticas, el convenio y los documentos de RRHH.
  • Consulta los datos del propio empleado (saldo de vacaciones, calendario) tras identificarlo.
  • Se presenta como IA desde el primer mensaje.
  • Pasa a una persona todo lo que implique una decisión o una reclamación.

Lo que no hace

  • No filtra ni puntúa currículos ni candidaturas.
  • No evalúa el rendimiento ni propone ascensos, sanciones o despidos.
  • No analiza emociones de la plantilla, algo prohibido en el trabajo por el AI Act.
  • No accede a datos de otros empleados.

Guía visual · IA en Recursos Humanos

IA en RRHH:
qué sí
y qué no

El mismo asistente puede ser una ayuda sencilla o un sistema de alto riesgo. No depende de la tecnología, sino de para qué se use.

01 · El semáforo del AI Act

Para qué se usa, no qué herramienta es

  1. Prohibido Desde el 2 de febrero de 2025

    • Detectar las emociones de la plantilla

  2. Alto riesgo Obligaciones desde el 2 de diciembre de 2027

    • Cribar currículos y evaluar candidaturas
    • Decidir ascensos o despidos
    • Repartir tareas
    • Evaluar el rendimiento

  3. Adelante Avisando de que es IA

    • Responder dudas de vacaciones y permisos
    • Explicar la nómina
    • Acompañar las incorporaciones
    • Consultar las políticas internas

02 · El asistente

Dónde termina la IA y empieza una persona

¿Cuántos días de vacaciones me quedan?

Te quedan 9 días laborables. Se piden con 15 días de antelación desde el portal.

Política de vacaciones, apdo. 3

Empiezo el lunes. ¿Qué hago la primera semana?

Día 1, acogida y equipo; días 2-3, formación en prevención y datos; y reunión con tu responsable.

Plan de acogida 2026

Creo que en mi nómina falta el plus de nocturnidad.

No reviso nóminas. He abierto una consulta a Administración de personal con el mes y el concepto.

Pasa a una persona

03 · Protección de datos

Cada persona, solo sus datos

  • Te identifica con el inicio de sesión de la empresa.
  • Consulta tu saldo de vacaciones o tu calendario, nunca el de otra persona.
  • No usa tus datos para entrenar modelos.

04 · Alto riesgo

2 dic.
2027

Desde entonces, la IA que selecciona, evalúa o decide sobre personas debe cumplir:

  • Gestión de riesgos
  • Supervisión humana real
  • Registros
  • Informar a la plantilla
  • Por eso el asistente se diseña para quedarse fuera de ese terreno.
Neural Soft

neuralsoft.es · Orientativo: no sustituye al asesoramiento jurídico.

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Preguntas frecuentes

Dudas habituales antes de ponerlo en marcha

¿Y si queremos usar IA para cribar currículos?
Se puede, pero es un sistema de alto riesgo según el AI Act y conviene tratarlo como un proyecto aparte, con evaluación de riesgos, supervisión humana real de cada decisión, registros, información a la representación de los trabajadores y a los candidatos, y revisión de sesgos. Lo planteamos solo después de un análisis de cumplimiento.
¿Qué pasa con la protección de datos?
Los datos de nómina y de ausencias son datos personales. El asistente identifica al empleado con el inicio de sesión de la empresa, solo consulta sus propios datos y no los usa para entrenar modelos. Antes de ponerlo en marcha revisamos el registro de actividades y, si hace falta, la evaluación de impacto.
¿Funciona con Microsoft 365?
Sí. Se puede publicar en Teams con Copilot Studio, usar como fuente las políticas guardadas en SharePoint y conectarse al portal del empleado o al software de nóminas cuando tienen API.
Oficina diáfana con mesas blancas y sillas de trabajo.

Personas

Menos preguntas repetidas y más tiempo para las personas

El equipo de RRHH deja de responder una y otra vez a lo mismo y dedica ese tiempo a lo que no se puede automatizar: acompañar, negociar y resolver casos difíciles.

  • Respuestas a cualquier hora, también para turnos de noche o fines de semana.
  • La misma respuesta para todos, con la política vigente.
  • Lista de preguntas sin respuesta para mejorar la documentación.

Método

Empezamos por las preguntas y los documentos

  1. Recoger las preguntas

    Revisamos con RRHH las consultas más frecuentes y los documentos que las responden, y detectamos los que faltan o están desactualizados.

    Mapa de preguntas y documentos

  2. Piloto con un grupo

    Ponemos el asistente en Teams o en la intranet para un departamento, con límites claros y derivación a RRHH.

    Asistente piloto y política de uso

  3. Medir y ampliar

    Medimos las preguntas resueltas, las derivadas y la satisfacción, y ampliamos a toda la plantilla.

    Informe de uso y plan de despliegue

Servicio relacionado

  • Chatbots y asistentes internos

    Creamos chatbots y asistentes internos conectados a la información de tu empresa para responder preguntas, reducir consultas repetitivas y ayudar al equipo a encontrar lo que necesita más rápido.

Formación relacionada

¿Cuántas veces al mes responde RRHH a la misma pregunta?

Cuéntanos cuántas personas sois, dónde están vuestras políticas y qué herramientas usáis (Teams, intranet, software de nóminas). Te diremos cómo empezar.

Solicitar diagnóstico IA