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Caso de uso

Automatización de correos y solicitudes entrantes

Usamos IA para leer, clasificar, resumir y preparar correos, formularios o solicitudes antes de que lleguen al equipo. Menos bandejas saturadas, menos copia manual y respuestas más ágiles.

  • Clasifica mensajes por tipo de consulta, prioridad, cliente o departamento.
  • Resume el contenido y prepara una respuesta o siguiente acción revisable.
  • Puede conectarse con email, formularios, CRM, hojas de cálculo o herramientas internas.
Solicitar diagnóstico IA Ver ejemplos
Sobres de papel de distintos tamaños.

Cómo funciona

Del correo entrante a la tarea preparada, en cinco pasos

La IA hace la primera lectura de cada mensaje y deja el trabajo ordenado. La decisión final sigue siendo del equipo.

  1. Llega el mensaje

    Correo, formulario web o solicitud en una bandeja compartida.

    info@ · 37 sin leer

  2. La IA lo lee y lo clasifica

    Tipo de consulta, prioridad, cliente y departamento.

    Presupuesto · prioridad alta

  3. Extrae los datos clave

    Nombre, empresa, servicio, importe, plazo o documentos que faltan.

    Empresa · servicio · plazo

  4. Prepara la respuesta o la tarea

    Borrador de respuesta, tarea en el CRM o derivación al equipo.

    Borrador · tarea en el CRM

  5. Revisión humana

    Una persona revisa y decide

    Aprueba, corrige o descarta. La IA no envía nada sola si no se decide así.

    Enviar · editar · descartar

Ejemplos

Así queda cada mensaje antes de que alguien lo abra

Este caso de uso funciona bien cuando llegan muchas solicitudes parecidas y el equipo dedica demasiado tiempo a leer, ordenar y preparar respuestas.

Solicitud de presupuesto

Correo entrante

“Hola, somos una clínica dental con dos centros. Querríamos presupuesto para automatizar la confirmación de citas. ¿Podríais llamarnos esta semana?”

Clasificación

Tipo
Presupuesto
Prioridad
Alta
Departamento
Ventas
Cliente
Clínica dental · 2 centros
Siguiente paso
Llamar esta semana

Tarea creada en el CRM

Incidencia de un cliente

Formulario de soporte

“El pedido 4471 llegó con dos cajas dañadas y falta una pieza. Necesitamos reposición urgente: tenemos instalación el lunes.”

Clasificación

Tipo
Incidencia
Prioridad
Urgente
Pedido
4471
Problema
2 cajas dañadas · falta 1 pieza
Plazo
Antes del lunes

Derivada a logística con resumen

Pregunta frecuente

Correo entrante

“Buenos días, ¿cuál es vuestro horario en agosto? ¿Abrís los sábados?”

Respuesta propuesta

Buenos días. En agosto abrimos de lunes a viernes, de 8:00 a 15:00; los sábados permanecemos cerrados. Un saludo.

Tipo
Consulta general
Prioridad
Baja

Borrador listo para revisar

Antes y después

Lo que cambia en la bandeja compartida

Hoy

  • Alguien abre cada mensaje para saber de qué va.
  • Los datos se copian a mano al CRM o a una hoja de cálculo.
  • Lo urgente se mezcla con lo que puede esperar.
  • Las mismas respuestas se escriben una y otra vez.

Con IA

  • Cada mensaje llega clasificado y resumido.
  • Los datos clave ya están extraídos y listos para registrar.
  • Las urgencias se marcan y llegan al equipo correcto.
  • Las respuestas habituales llegan como borrador para revisar.
Pasillo con hileras de buzones.

Reparto

Cada mensaje, a quien le corresponde

La IA no se limita a etiquetar: decide a qué persona o equipo va cada mensaje según reglas que definís vosotros, y lo deja en su sitio con los datos ya extraídos.

  • Reglas de reparto por tipo de solicitud, cliente o urgencia.
  • Los mensajes que no encajan en ninguna regla van a una bandeja de revisión.
  • Las reglas se ajustan sin rehacer la automatización.

Método

Empezamos por una bandeja, un flujo y reglas claras

Para que la automatización sea útil, primero definimos qué tipos de mensajes llegan, qué debe hacer la IA y cuándo debe intervenir una persona.

  1. Analizar mensajes reales

    Revisamos correos, formularios o solicitudes habituales para detectar patrones, categorías y tareas repetidas.

    Categorías y reglas definidas

  2. Crear un piloto controlado

    Configuramos una primera automatización para clasificar, resumir o preparar respuestas con revisión humana.

    Piloto con revisión humana

  3. Medir y conectar

    Analizamos si ahorra tiempo y, si funciona, lo conectamos con CRM, Excel, ERP u otras herramientas internas.

    Resultados medidos y plan de integración

Formación relacionada

¿Tu equipo pierde tiempo gestionando correos repetitivos?

Cuéntanos qué tipo de mensajes recibís y cómo los gestionáis ahora. Te ayudaremos a valorar si tiene sentido automatizar la clasificación, el resumen o la preparación de respuestas.

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