Caso de uso
Creamos asistentes internos que permiten consultar documentos, manuales, procedimientos y bases de conocimiento en lenguaje natural, para que el equipo encuentre respuestas sin perder tiempo buscando en carpetas.
Manuales
Consulta rápida de documentación interna
Procedimientos
Respuestas paso a paso para el equipo
Políticas
Normas internas más fáciles de encontrar
Onboarding
Ayuda para nuevas incorporaciones
Soporte interno
Menos preguntas repetidas al equipo
Fuentes
Sin mover los documentos de sitio: se conecta a donde están y respeta quién puede ver cada uno.
Ejemplos
Este caso de uso funciona especialmente bien cuando hay mucha documentación interna, dudas repetidas o información que solo conocen unas pocas personas.
Pregunta
“¿Qué tengo que hacer para dar de alta a un proveedor nuevo?”
Respuesta
Rellena el formulario de alta con el NIF, el IBAN y el certificado de titularidad bancaria, y envíalo a Administración. Si el proveedor es extranjero, añade su certificado de residencia fiscal.
Procedimiento de compras · apdo. 3.2
Pregunta
“¿Cómo pido vacaciones y con cuánta antelación?”
Respuesta
Se solicitan desde el portal del empleado con al menos 15 días de antelación. Tu responsable las aprueba en un máximo de tres días laborables.
Manual del empleado · pág. 14
Pregunta
“¿Cuál es el descuento máximo que puedo ofrecer a un distribuidor?”
Respuesta
No he encontrado esta información en la documentación disponible. Te recomiendo consultarlo con Dirección Comercial.
Pregunta anotada para completar la documentación
Cómo funciona
La técnica se llama RAG: el asistente busca primero en vuestros documentos y responde solo con lo que encuentra.
En lenguaje natural, desde el chat, Teams o la intranet.
¿Cómo doy de alta a un proveedor?
Solo se busca en los documentos que esa persona puede ver.
Usuario de Compras
Por significado, no solo por palabras exactas.
4 fragmentos · 2 documentos
Con enlace al documento para comprobarlo. Si no lo encuentra, lo dice.
Fuente: Procedimiento de compras
Qué resuelve
En muchas empresas la documentación está repartida entre Drive, SharePoint, PDFs, wikis, emails o carpetas internas. El problema no es solo tener documentos, sino poder encontrar la respuesta correcta cuando hace falta.
El equipo puede hacer preguntas normales y recibir una respuesta resumida, en lugar de buscar palabras clave en varios documentos.
El asistente puede consultar manuales, políticas, procedimientos o FAQs y construir una respuesta adaptada a la pregunta.
Diseñamos el asistente para que sea útil, pero también prudente: con fuentes visibles, límites claros y revisión cuando haga falta.
Permisos
El asistente respeta los permisos de las carpetas y herramientas de origen. Si alguien no tiene acceso a un documento, el asistente tampoco lo usa para responderle.
Método
Un buen asistente interno no empieza por el chatbot, sino por definir qué información debe consultar, qué preguntas debe responder y cuándo debe pedir revisión humana.
Revisamos manuales, procedimientos, políticas, FAQs o bases de conocimiento que el asistente debería poder consultar.
Mapa de fuentes y preguntas de prueba
Construimos una primera versión con un conjunto limitado de documentos, preguntas frecuentes y fuentes visibles.
Asistente piloto con citas y permisos
Revisamos respuestas, límites, documentos usados y casos en los que conviene derivar a una persona.
Calidad medida y plan de ampliación
Asistentes que responden con la documentación de tu empresa, citando la fuente.
Saca partido a la licencia de Copilot en las aplicaciones que tu equipo ya usa.
Cuéntanos dónde está vuestra documentación y qué dudas se repiten más. Te ayudaremos a valorar si tiene sentido crear un asistente interno con IA para empezar con un piloto pequeño.
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