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Normativa

Política de uso de IA en la empresa: qué debe incluir y cómo ponerla en marcha

Qué debe incluir la política de uso de IA de una empresa: herramientas aprobadas, datos permitidos, revisión humana, transparencia y formación, paso a paso.

Señales de tráfico circulares de prohibición, límite de velocidad y obligación amontonadas.

Neural Soft 5 min de lectura

En resumen

  • Una política de uso de IA dice qué herramientas se pueden usar, con qué datos y con qué controles.
  • Es la forma más práctica de ordenar la IA en la sombra y de demostrar la alfabetización que exige el AI Act.
  • La clave es la tabla de datos: qué se puede introducir en cada herramienta y qué nunca.
  • Mejor corta (una o dos páginas), conocida por todos y revisada cuando cambian las herramientas.

En casi todas las empresas ya se usa IA, aunque nadie lo haya decidido: alguien resume contratos con ChatGPT, otra persona traduce correos con una extensión del navegador y el equipo comercial prueba un generador de presentaciones. Cada uno con su cuenta y sus criterios.

Una política de uso de IA pone orden en eso con reglas sencillas: qué herramientas se pueden usar, con qué datos y con qué controles. No hace falta un documento de treinta páginas; hace falta uno que todo el equipo conozca y entienda.

Guía visual · Política de uso de IA

Las señales
de tráfico
de la IA

Una buena política de uso se entiende como un código de circulación: lo que está prohibido, lo obligatorio, lo que pide precaución y dónde preguntar.

01 · Prohibido

Lo que no se hace nunca

  • Datos personales o confidenciales en herramientas no aprobadas
  • Contraseñas, claves o datos bancarios, nunca
  • Decidir sobre personas solo con lo que diga la IA
  • Hacer pasar por humano un chatbot o un contenido generado

02 · Obligatorio

Lo que se hace siempre

  • Usar solo las herramientas aprobadas, con la cuenta de la empresa
  • Revisar todo antes de usarlo o enviarlo
  • Avisar cuando un cliente habla con una IA
  • Formarse según el puesto

03 · Precaución

Lo que pide ir despacio

  • Puede inventar datos con total seguridad
  • Derechos de autor de textos e imágenes
  • Sesgos en lo que propone
  • Información desactualizada

04 · Información

1-2
páginas

Una política que se lee entera. Lo demás, en anexos.

  • Lista de herramientas aprobadas
  • A quién preguntar
  • Cómo avisar de un incidente
Neural Soft

neuralsoft.es · Ejemplo orientativo: cada empresa adapta la suya.

Descargar la infografía (PNG)

Por qué conviene tenerla ya

  • AI Act: desde el 2 de febrero de 2025, las empresas que usan IA deben procurar que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA (artículo 4). La política, junto con la formación, es la prueba más clara de que lo habéis hecho. Lo explicamos en la formación obligatoria en IA.
  • RGPD: introducir datos personales en una herramienta es un tratamiento de datos. Hay que saber qué herramienta, con qué contrato y con qué base legal.
  • Confidencialidad: contratos, ofertas o datos de clientes en cuentas personales son un riesgo comercial, aunque no haya datos personales.
  • Calidad: la IA se equivoca con total seguridad. Sin una regla de revisión, los errores acaban en documentos y correos a clientes.

Qué debe incluir

  • Objetivo y alcance

    A quién se aplica (también a colaboradores externos) y qué se considera herramienta de IA, incluidas las funciones de IA dentro de otros programas.

  • Herramientas aprobadas

    Una lista corta, siempre con cuenta de empresa, y cómo pedir que se apruebe una nueva.

  • Qué datos sí y cuáles no

    Una tabla sencilla: datos públicos, internos, confidenciales y personales, y en qué herramientas puede ir cada uno.

  • Revisión humana

    Quien usa la IA es responsable del resultado. Todo se revisa antes de usarlo, y más si va a un cliente o decide algo sobre una persona.

  • Transparencia

    Avisar cuando un cliente habla con un chatbot y cuando se publica contenido generado que pueda confundirse con real.

  • Formación, incidentes y revisión

    Qué formación recibe cada perfil, cómo avisar de un problema y cada cuánto se revisa la política.

La pregunta del día a día: ¿puedo usar esta herramienta con estos datos?

La parte que más se consulta de cualquier política es la de los datos. Este árbol resume una forma habitual de plantearla; cada empresa ajusta las categorías y las herramientas.

¿Puedo usar esta herramienta con estos datos?

¿La herramienta está en la lista de herramientas aprobadas y usas la cuenta de la empresa?
¿Qué vas a introducir?

Piensa también en los archivos adjuntos y en lo que se copia y pega.

Resultado

Adelante

Úsala con normalidad y revisa el resultado antes de usarlo.

Resultado

Adelante, con cuidado

Procedimientos, borradores o datos de negocio no confidenciales:

  • solo lo necesario para la tarea;
  • revisa el resultado antes de compartirlo.
¿La herramienta está aprobada expresamente para datos personales o confidenciales?

Por ejemplo, el asistente integrado en el correo de la empresa, con contrato de tratamiento de datos.

Resultado

Sí, con el mínimo necesario

Antes de introducirlos:

  • quita lo que no haga falta (nombres, DNI, cuentas);
  • no los uses para decidir sobre personas sin revisión humana;
  • revisa el resultado con especial atención.

Resultado

No

Esa información no puede ir a esa herramienta. Anonimiza los datos o usa una herramienta aprobada para datos personales o confidenciales.

Resultado

Todavía no

Pide que se valore la herramienta. Mientras tanto, usa una de las aprobadas.

  • Nada de cuentas personales con información de la empresa.

Ejemplo orientativo: las categorías de datos y las herramientas aprobadas las define cada empresa en su política.

Cómo redactarla y ponerla en marcha

  1. Inventario de usos reales

    Una encuesta corta y anónima: qué herramientas se usan, para qué y con qué datos. Suele haber sorpresas.

    Inventario de herramientas y usos

  2. Elegir las herramientas aprobadas

    Pocas, con plan de empresa y contrato de tratamiento de datos. Cubrir lo que el equipo ya hacía, para que no vuelva a sus cuentas personales.

  3. Redactar una o dos páginas

    Con la tabla de datos, la regla de revisión y a quién preguntar. Los detalles técnicos, en anexos.

    Política aprobada por la dirección

  4. Comunicar y formar

    Una sesión corta para todo el equipo con ejemplos de su trabajo, y formación más profunda para quien la necesite.

  5. Revisar

    Cada vez que se añade una herramienta o un uso nuevo, y al menos una vez al año.

Siguiente paso

En una consultoría de IA hacemos el inventario, redactamos la política con vosotros y la conectamos con el plan de formación. Para profundizar, el curso de gobernanza y cumplimiento para IA cubre el marco completo, el de alfabetización en IA prepara a toda la plantilla y el de protección de datos e IA se centra en el RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener una política de uso de IA?
El AI Act no exige un documento con ese nombre, pero sí que la empresa tome medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA (artículo 4), y el RGPD exige poder demostrar cómo se protegen los datos personales. Una política de uso, junto con la formación, es la forma más sencilla de hacerlo.
¿Quién debe redactarla?
Lo ideal es un grupo pequeño: alguien de dirección, quien lleve la protección de datos, informática y una o dos personas que usen la IA a diario. La aprueba la dirección y se comunica a toda la plantilla.
¿Hay que informar a la representación de los trabajadores?
Si la política incluye el control del uso de las herramientas o afecta a las condiciones de trabajo, conviene informarla y consultarlo con la asesoría laboral. Si la IA se usa para decidir sobre personas (selección, evaluación), además hay obligaciones específicas del AI Act.

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