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Estrategia

Cómo elegir el asistente de IA para tu empresa: ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude

Cómo elegir entre ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini y Claude para la empresa: criterios, requisitos de datos y una prueba de dos semanas con tareas reales.

Un camino de tierra que se divide en dos dentro de un bosque.

Neural Soft 5 min de lectura

En resumen

  • Empieza por donde ya trabaja el equipo; Microsoft 365 y Google Workspace tienen su asistente integrado.
  • Siempre con un plan de empresa, contrato de tratamiento de datos y sin entrenar con vuestros datos.
  • Compara con vuestras propias tareas durante dos semanas, no con las demos ni las clasificaciones.
  • Las diferencias entre modelos cambian cada pocos meses; la formación y la política de uso sirven para todos.

“¿Qué usamos, ChatGPT o Copilot?”, “¿Y Claude?”, “¿Gemini no viene ya con Google?”. Es una de las preguntas que más nos hacen. Y mientras se decide, el equipo suele usar sus cuentas personales, con datos de la empresa y sin ningún control.

La buena noticia es que las grandes herramientas son todas muy capaces. La elección depende menos de cuál es “la mejor” y más de dónde trabaja tu equipo, qué datos va a manejar y qué tareas quiere resolver.

Guía visual · Elegir asistente de IA

¿Qué IA
para tu
empresa?

No hay una respuesta única. La mejor línea suele ser la que sale de donde ya trabaja tu equipo.

01 · El plano

Cuatro líneas, un mismo destino

1 Trabajáis en Microsoft 365

Copilot Chat Microsoft 365 Copilot Agentes con Copilot Studio

2 Trabajáis en Google Workspace

Gemini en Workspace Gemini en Gmail, Docs y Meet Agentes y automatizaciones

3 Queréis un asistente general

ChatGPT o Claude, plan de empresa Proyectos con vuestros documentos Conectores a vuestras herramientas

4 Necesitáis algo muy vuestro

El modelo elegido, por API Con vuestros datos y sistemas Asistente a medida
Todas acaban en: política de uso, formación y medir el uso

02 · El billete

Lo que no es negociable, elijas la que elijas

  • Plan de empresa

    Nada de cuentas personales con datos de trabajo.

  • Sin entrenar con vuestros datos

    Por defecto en los planes de empresa; compruébalo en el contrato.

  • Contrato de encargado

    Acuerdo de tratamiento de datos (RGPD).

  • Administración

    Altas, bajas e inicio de sesión de la empresa.

  • Dónde se tratan

    Mejor en la UE; pregunta qué ofrece cada uno.

03 · Antes de decidir

Dos semanas con vuestras tareas

  1. Día 1 10 tareas reales del equipo y 2-3 herramientas candidatas
  2. Semanas 1-2 Las mismas tareas, las mismas personas, cada herramienta
  3. Día 14 Puntuación con vuestros criterios y decisión

04 · La conclusión

La mejor herramienta
es la que el equipo usa bien

Las diferencias entre los grandes asistentes cambian cada pocos meses. La formación, la política de uso y tener los datos en orden sirven para todos.

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neuralsoft.es

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Primero: ¿dónde trabaja tu equipo?

  • Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint): el camino natural es Copilot. Copilot Chat viene con las cuentas de trabajo y la licencia de Microsoft 365 Copilot añade los correos, las reuniones y los documentos. Lo explicamos en detalle en Microsoft 365 Copilot en la empresa.
  • Google Workspace (Gmail, Drive, Meet): Gemini está integrado en los planes de empresa de Workspace.
  • Un asistente general, al margen de la ofimática: ChatGPT o Claude en sus planes de empresa, con proyectos para trabajar con vuestros documentos y conectores a otras herramientas.
  • Algo muy específico (con vuestros datos, en vuestras aplicaciones): un asistente a medida con el modelo que mejor encaje, por API.

Lo que no es negociable

Elijas la que elijas, comprueba estos puntos antes de dar acceso al equipo:

  • Plan de empresa

    Cuentas gestionadas por la empresa, no personales. Con altas, bajas e inicio de sesión corporativo.

  • Sin entrenar con vuestros datos

    Los planes de empresa de los grandes proveedores no usan vuestras conversaciones para entrenar por defecto. Confírmalo en las condiciones.

  • Contrato y ubicación

    Acuerdo de tratamiento de datos (RGPD) y, si es posible, tratamiento o almacenamiento en la UE.

Los criterios para comparar

Con lo básico cubierto, la comparación tiene que hacerse con vuestras tareas. Estos son los criterios que más suelen pesar:

  • Calidad en vuestras tareas

    Redactar en vuestro tono, resumir vuestros documentos, analizar vuestros datos. No en una demo genérica.

  • Integración

    Si trabaja dentro de las herramientas que ya usáis o obliga a copiar y pegar.

  • Datos y seguridad

    A qué información accede, con qué permisos y qué controles tiene el administrador.

  • Coste total

    Licencias por usuario, quién las necesita de verdad y el tiempo de formación y despliegue.

Para ordenar la decisión, una tabla de puntuación con pesos ayuda a que no gane la herramienta que mejor impresionó en la primera prueba:

Criterio Peso Herramienta A Herramienta B Herramienta C
Calidad en nuestras tareas ×3 4 / 5 5 / 5 4 / 5
Integración con lo que usamos ×3 5 / 5 3 / 5 2 / 5
Datos y seguridad ×2 4 / 5 4 / 5 3 / 5
Facilidad para el equipo ×2 4 / 5 4 / 5 3 / 5
Coste total ×1 3 / 5 4 / 5 5 / 5
Total ponderado 4,2 4,0 3,2
Ejemplo con datos ficticios: los criterios, los pesos y las notas los pone cada empresa después de la prueba.

Cómo hacer la prueba en dos semanas

  1. Elegid 10 tareas reales

    Las que el equipo hace cada semana: un correo difícil, un informe, resumir un contrato, analizar una hoja de cálculo.

    Lista de tareas de prueba

  2. Elegid 2 o 3 candidatas

    Normalmente, la integrada en vuestra ofimática y uno o dos asistentes generales, todas con plan de empresa o de prueba para empresas.

  3. Mismas tareas, mismas personas

    Cada persona prueba las mismas tareas en cada herramienta y anota el resultado y el tiempo.

  4. Puntuad con vuestros criterios

    Con la tabla de pesos acordada antes de empezar, no después.

    Tabla de puntuación

  5. Decidid y formad

    Una herramienta aprobada (o dos, por perfiles), una política de uso y una formación corta para todo el equipo.

¿Una herramienta para todos o varias?

Una para todos

  • Más sencillo de administrar y de formar.
  • Una sola política y un solo contrato.
  • Suficiente para la mayoría de las pymes.

Varias por perfil

  • La integrada para todos y otra para perfiles concretos.
  • Útil si hay tareas muy distintas (desarrollo, análisis, redacción).
  • Exige más orden: todas aprobadas y en la política de uso.

Siguiente paso

En una consultoría de IA preparamos la prueba con vuestras tareas, revisamos los contratos y los datos, y os acompañamos en el despliegue. Para el equipo, el curso de IA práctica para el trabajo sirve con cualquier herramienta, y hay cursos específicos de Microsoft 365 Copilot y de Google Workspace con Gemini.

Preguntas frecuentes

¿Podemos usar más de una herramienta?
Sí, y es habitual: por ejemplo, el asistente integrado en Microsoft 365 para todo el mundo y otro asistente general para quien escribe o analiza mucho. Lo importante es que todas estén aprobadas, con plan de empresa y recogidas en la política de uso.
¿Valen las versiones gratuitas para trabajar?
Para datos de la empresa, no. Las versiones personales pueden usar las conversaciones para mejorar los modelos y no dan control a la empresa sobre las cuentas. Para información pública, el riesgo es menor, pero conviene que todo el equipo use las herramientas aprobadas.
¿Cuál es el mejor modelo?
Depende de la tarea y cambia con frecuencia: cada pocos meses aparece una versión nueva que adelanta a las demás en algo. Por eso recomendamos decidir con vuestras tareas reales y revisar la elección cada año.

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